设立一体化管理的权籍档案馆

推荐人: 来源: 中国不动产 时间: 2016-12-07 10:17

不动产权籍档案馆有利于档案的统一管理和集中查询,在为不动产登记提供大数据支撑的同时,也能在社会经济发展、区域经济研究等方面发挥积极作用。

《不动产登记暂行条例实施细则》第94条中规定:不动产登记资料包括不动产登记簿等不动产登记结果和不动产登记原始资料。不动产登记资料中属于归档范围的,按照相关法律、行政法规的规定进行归档管理,具体办法由国土资源部会同国家档案主管部门另行制定。

因此,将分散在原各类不动产登记机构中以纸质材料为主的不动产原始调查与登记资料进行统一整合,并设立专门的不动产权籍档案馆,是现阶段需要考虑的重要任务之一。


科学制定规程,明确整合原则

不动产权籍档案是反映各类不动产的自然状况、物权及其变动状况、权利限制与提示等事项,以及不动产登记机构审核登记过程的真实历史记录,是不动产统一登记工作的命脉。不动产权籍档案馆的建立,既有利于档案的统一管理和集中查询,也有利于档案信息资源的高效利用和整合共享。因此各地登记机构应按照相关规定,在国家各市、县级地方政府的领导和支持下,尽快成立不动产权籍档案馆,接收并整理原来分散的不动产原始调查与登记资料,然后根据有关规定进行整合保存与管理。

这一过程需要国土资源主管部门与国家档案主管部门尽快会商,制定相关规定、规范、规则、技术规程、行业标准等,以便科学整合不动产测绘与登记档案信息资源,提高不动产权籍档案信息依法利用与共享效能。

不动产权籍档案中含有大量的空间信息和图形信息,且不动产数据的整合又以地理空间位置为基础来实现。因此,不动产权籍档案的整合应建立在不动产测绘成果的基础上,依据相对固定的空间地理位置,以宗地(宗海)管理为主干,以房产、林木等定着物为分支的模式进行不动产权籍档案的管理与整合。


实现档案数字化管理

不动产权籍数字档案馆是指在馆藏档案数字化的基础上,从事档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等工作,硬件设施与软件系统兼备的新型档案馆。简而言之,不动产权籍数字档案馆要具备三方面基本功能。

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将数字化档案用专网传递给有关部门,提高资源共享效能。数字化的不动产权籍档案,包含了关于不动产的重要信息,其中涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私的信息一旦泄露或被非法利用,将会给国家、集体和个人造成损害,尤其会给不动产登记与档案管理部门带来消极影响,进而削弱政府公信力。因此,应架设专用网络,配置合理的软硬件防火墙,不断采用先进的数字加密技术,并在档案信息管理系统中依法依规严格设置查询权限(即根据各共享部门不同的信息需求设置相应的查询权限)。从物理配置、技术防范、查询权限等方面来维护档案信息资源共享的高效、安全、保密。

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对馆藏各档案实体进行自动化管理,提高利用服务效率。随着自动化管理成为众多部门的首选,电动密集架已经开始在档案实体存放管理中普及,实现了档案上架、移架的半自动化。利用编码扫描的物联网技术,加上智能机器人,将可以实现档案的上架、调用等自动化管理。

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